PRIĖMIMO IR INTEGRACIJOS AGENTŪROS

ADMINISTRAVIMO IR VEIKLOS VALDYMO SKYRIAUS

DOKUMENTŲ VALDYMO SPECIALISTO

PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

PAREIGYBĖ

1. Priėmimo ir integracijos agentūros (toliau – Agentūra) Administravimo ir veiklos valdymo skyriausdokumentų valdymo specialisto, darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį (toliau – specialistas), pareigybė priskiriama specialistų pareigybių grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.
3. Specialisto pareigybė reikalinga užtikrinti Agentūros dokumentų valdymą, tvarkymą, saugojimą.
4. Specialistas yra tiesiogiai pavaldus Administravimo ir veiklos valdymo skyriaus vadovui.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

5. Specialistas turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

5.1.  turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam lygiavertę aukštojo mokslo kvalifikaciją, arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiavertę aukštojo mokslo kvalifikaciją;

5.2.  gerai mokėti valstybinę lietuvių kalbą;

5.3.  gebėti sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu, išmanyti dokumentų rengimo taisykles, gebėti jas taikyti praktiškai;

5.4.  mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu;

5.5.  savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos įstatymus, Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, raštvedybą, dokumentų rengimą.

5.6.  žinoti bendravimo, profesinės etikos ir elgesio kultūros pagrindus;

5.7.  nuolat siekti atnaujinti savo teorines darbo žinias ir praktinius darbo įgūdžius.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Specialistas vykdo šias funkcijas:

6.1.  registruoja vidinius, gaunamus ir siunčiamus raštus Agentūroje įdiegtoje dokumentų valdymo sistemoje;

6.2.  teikia konsultacijas kitiems darbuotojams dėl Agentūroje įdiegtos dokumentų valdymo sistemos;

6.3.  priima ir teikia informaciją telefonu, perduoda ir priima žinias el. paštu;

6.4.  atsiliepia į telefono skambučius, operatyviai paskirsto įeinančius skambučius;

6.5.  rengia dokumentus pagal dokumentų  rengimo bei raštvedybos taisykles ir to paties reikalauja iš Agentūros darbuotojų;

6.6. inicijuoja Agentūroje įdiegtos dokumentų valdymo sistemos tobulinimus, kuria ir diegia naujus dokumentų valdymo šablonus;

6.6.  ruošia dokumentus, raštus direktoriaus pavedimu;

6.8.  sistemina gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoda vykdytojams;

6.9.  supažindina  darbuotojus su Agentūros direktoriaus įsakymais, kitais dokumentais;

6.10. rengia įstaigos dokumentacijos planą ir sudaro bylas pagal nustatytus bylų indeksus;

6.11. užtikrina, kad Agentūros darbuotojai, atsakingi už bylas, pagal nustatytus dokumentacijos plano indeksus, laiku, tvarkingai ir teisingai jas sutvarkytų;

6.12. užtikrina Agentūros dokumentų perdavimą archyvams;

6.12. teikia pagalbą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais;

6.13.pagal poreikį organizuoja susitikimus, pasitarimus, oficialius vizitus, rengia jų darbotvarkes, protokolus;

6.14. vykdo vadovybės pavedimus, susijusius su informacijos paieška, ataskaitų rengimu ar dokumentų paruošimu;

6.15. priima lankytojus, laikydamasis svečių priėmimo etiketo;

6.16. pagal poreikį planuoja ir organizuoja direktoriaus darbotvarkę;

6.17. pagal kompetenciją vykdo kitus teisėtus Agentūros direktoriaus ir Skyriaus vadovo pavedimus.